Το πρόγραμμα αυτό δημιουργήθηκε από το τμήμα ΙΤ της Εταιρίας μας, αξιοποιώντας την πολυετή εμπειρία που διαθέτει η Εταιρία στη Συντήρηση του Εξοπλισμού των Πρατηρίων και Εγκαταστάσεων Πετρελαίου.

Ο Σκοπός της εφαρμογής αυτής είναι η ON-LINE και ΑΜΕΣΗ ανταλλαγή των δεδομένων των επεμβάσεων που κάνουν οι Τεχνικοί στα πρατήρια σε ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟ ΧΡΟΝΟ (REAL TIME), μέσω ΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟΥ του iPad με το ERP στα Κεντρικά της Εταιρίας.

Ο Διαχειριστής των κλήσεων πληκτρολογεί τα δεδομένα της κλήσεως από τον υπολογιστή του στο Πρόγραμμα Συντήρησης, και μέσω του Συγχρονισμού ενημερώνει το αρχείο ΕΚΚΡΕΜΩΝ ΚΛΗΣΕΩΝ του Τεχνικού στο οποίο ανατίθεται η βλάβη.

Το Σύστημα ΑΥΤΟΜΑΤΑ εντάσσει τη συγκεκριμένη βλάβη στην κατηγορία βλάβης βάσει των προδιαγραφών ως ΕΠΙΚΙΝΔΥΝΗ, ΣΟΒΑΡΗ, ΜΙΚΡΟΒΛΑΒΗ κλπ.

Ακολούθως, ανάλογα με τη χιλιομετρική απόσταση από την κάθε τοπική έδρα μας, ορίζει αυτόματα το Χρόνο ανταπόκρισης βάσει των SLA’s των Συμβολαίων Συντήρησης που ανήκει το πρατήριο.

Επιπλέον, ο Διαχειριστής έχει τη δυνατότητα να  αποστέλλει στο iPad του τεχνικού συμπληρωματικά στοιχεία σχετικά με την ανατεθείσα βλάβη όπως φωτογραφίες, αρχεία οποιαδήποτε μορφής, τεχνικά εγχειρίδια κλπ, τα οποία εντάσσει στην καταχώρηση της βλάβης.

Μετά την καταχώρηση της βλάβης, ο Διαχειριστής έχει συγκεντρωτικά όλη την εικόνα των ανατεθειμένων βλαβών προς τα κινητά συνέργεια Συντήρησης, καθώς και αυτών που έχουν επιλυθεί ή αυτών που για οποιονδήποτε  λόγο δεν επιλύθηκαν.

Συγκεκριμένα βλέπει:

Ο Τεχνικός έχει δυνατότητα να συμπληρώσει, να καταγράψει, να διαχειριστεί και να αποστείλει ό,τι στοιχεία θέλει στο κεντρικό λογισμικό, σε ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟ ΧΡΟΝΟ, όπως:

Ο Τεχνικός καταγράφει στο σχετικό menu την ώρα άφιξης, αναχώρησης, το serial number του εξοπλισμού, τη βλάβη την οποία επίλυσε, τα ανταλλακτικά που χρησιμοποίησε και ολοκληρώνει την εργασία με την υπογραφή του πρατηριούχου.

Ο Τεχνικός, ακόμη, οποιαδήποτε στιγμή χρειαστεί, εισέρχεται στο Ιστορικό του πρατηρίου, και έτσι γνωρίζει πότε και σε ποιόν εξοπλισμό δήλωσε βλάβη ο πρατηριούχος την τελευταία 5ετία, καθώς και ποιος τεχνικός επίλυσε τη βλάβη, τι ενέργειες έκανε και τι ανταλλακτικά χρησιμοποίησε.

Τα πλεονεκτήματα που προσφέρει η Εφαρμογή είναι πολύ σημαντικά τόσο για τους πελάτες μας, όσο και για την Εταιρία μας, γιατί μας παρέχει πληροφόρηση άμεσα σχετικά με:  

Στοιχεία εξοπλισμού δικτύου πρατηρίων: τύπος & μοντέλα αντλιών, αριθμός ακροσωληνίων, σειριακοί αριθμοί αντλιών, προϊόντα κλπ.

Γρήγορη και στοχευμένη ανταπόκριση στις ανάγκες των πελατών: τα συνεργεία αποκτούν απρόσκοπτη πληροφόρηση σε οτιδήποτε αφορά τα πρόβλημα του εκάστοτε πελάτη, τις τυχόν εγγυήσεις ή συμβόλαια συντήρησης, αλλά και εγχειρίδια για λύσεις προβλημάτων στη Βάση Γνώσης κλπ, ενισχύοντας τη γρήγορη και αποτελεσματική on-site επίλυση. Παράλληλα, η αυτόματη ενημέρωση για αλλαγές στο πρόγραμμά τους ή έκτακτες κλήσεις, ενισχύουν την ευελιξία των συνεργείων για άμεση ανταπόκριση.

Ικανοποίηση Πελατών και εκπλήρωση των  Χρόνων Ανταπόκρισης (SLA): Οι επισκέψεις προγραμματίζονται βάσει κριτηρίων όπως συχνότητα, τοποθεσία, όροι συμβολαίου ή επείγοντα περιστατικά, καλύπτοντας ταχύτερα περισσότερους πελάτες. Το λογισμικό εξασφαλίζει την πλήρωση των όρων συμβολαίων και η δυνατότητα λήψης υπογραφής παραλαβής με την ολοκλήρωση της εργασίας διασφαλίζει τη διαφανή διαδικασία τιμολόγησης του πελάτη, ενισχύοντας την εμπιστοσύνη του.

Μείωση του κύκλου χρέωσης: Μέσα από το tablet καταγράφεται ο χρόνος άφιξης, η διάρκεια επίλυσης και ό,τι αφορά στην ολοκλήρωση των εργασιών και τα ανταλλακτικά που τυχόν χρησιμοποιήθηκαν. Ο κύκλος χρέωσης των υπηρεσιών μειώνεται σημαντικά, χωρίς ασάφειες. Επίσης, όλα τα στοιχεία καταγραφής των εργασιών των τεχνικών μας όπως κλήσεις βλάβης, έντυπα ελέγχου σφράγισης, έντυπα ασφαλείας, φωτογραφικό υλικό κλπ, είναι άμεσα διαθέσιμα.

Στατιστικά στοιχεία: Το λογισμικό παρέχει αναλυτική πληροφόρηση με αναφορές, γραφήματα και διαδραστικά dashboards, για την ολοκληρωμένη ενημέρωση και έλεγχο των αποτελεσμάτων, με δείκτες αποτελεσματικότητας -ΚPI’s, όπως μέσος χρόνος ανταπόκρισης, επίλυσης βλαβών, απόκλιση χρόνου επίλυσης ανά τεχνικό, χρόνου άφιξης στον πελάτη και έναρξης εργασιών, επαναλαμβανόμενες βλάβες κ.ά.